张兴华（审计署沈阳办）
 
 

　　审计的问卷调查是审计人员为实现审计目标，就相关的审计事项制作成问卷，由被审计单位或相关单位的有关人员对照问卷作出回答并提供给审计人员的一种审计证据取证方法。它既可以运用于审计，也可以运用于审计调研，但两者略有区别。审计调研中运用的问卷调查是对客观现象的问答，作为审计判断的佐证；审计中的问卷调查除对客观现象问答外，其出发点不只是佐证审计判断，还以此作为第一手材料，作为发现重大问题的线索，是审计判断转变为审计证据的桥梁。尽管它在审计调研中运用较多，在审计中运用较少，但现场审计中审计问卷调查仍有用武之地，有时甚至很必要。在审计中，运用问卷调查得当，会达到节省审计取证时间、进一步提供审计线索等良好效果；运用问卷调查不当，常会出现一些问题，使得问卷调查取得的审计证据没有达到预期的效果，审计目标仍然难以实现。本文讨论的是如何避免审计中运用审计问卷调查常出现的问题。

　　
一、问卷调查取证常见的问题
　　按照获取的审计证据对审计结论的支持程度，审计证据分两类，一是直接证据，二是间接证据。在获取直接证据难度较大，或者取得的直接证据不能够完全支持审计结论的情况下，审计需要获取间接证据。问卷调查就是在这种条件下审计所必须采取的取得证据的方法之一。
　　比如，对账外账问题的审计，对福利发放真实性的审计，对价值较高、易移动的耐用品领用真实性的盘点等，因涉及面广、取证难，直接证据对审计结论的支持程度低，适宜用问卷调查方式收集审计证据，支持审计判断，为进一步审计取证提供材料。另外，在对关键控制环节的内控控制测试时，也需要运用问卷调查方式来搜集证据，为审计的职业判断提供依据。
　　但是，在运用问卷调查时，常会出现一些问题，使得问卷调查取得的审计证据没有能够达到预期的效果，审计目标仍然难以实现。综合地看，问题的主要症结集中在两个方面。一是在问卷的设计上不够严密周全；二是在问卷的使用上考虑得不周全。常见的问题有：
　　一是填卷人不认真，所填的问卷不真实，失去了作为审计证据的资格。如，填卷人对所填问卷不关心，填的好坏无所谓。这类问题属于问卷使用中工作不够细致造成的。
　　二是填卷人对问卷理解不一，问卷填写的结果五花八门，结果是问卷所呈现的信息是发散的，没有参照作用。这样的问卷收集上来之后，对原来的审计疑问没有得到有效的回答，没有达到原问卷设计的目标，也就失去了审计证据资格。这类问题属于问卷的设计不够细致、不够严谨造成的。
　　三是填卷人不按自己的真实意思填卷，如受人指使、胁迫，或有心理压力、思想顾虑等，所填问卷失去审计证据资格。这类问题也是属于问卷使用中工作不够细致造成的。
　　
二、如何避免问卷调查取证中存在的常见问题
　　（一）对问卷调查表的设计要精益求精。
　　首先，要明确问卷设计的原则。设计调查问卷是问卷调查取证的第一关，绝不能马虎大意，必须严谨可行，否则将事倍功半，前功尽弃。设计问卷时应遵循以下几个基本原则：
　　一是必要性。这里的必要性实际上是两个要求。第一，必须是在不得不运用问卷调查方式取证的情况下，才要设计调查问卷；否则，没有必要设计调查问卷，可直接取得审计证据。第二，调查问卷所设计的问题必须与审计事项相关，且要重点突出，数量要恰当，不易过多和面面俱到。要控制在既要保证调查任务能够完成又不至于问题过多而影响调查对象的耐心的范围内。
　　二是严谨性。调查问卷的用词一定要准确，不能使用模棱两可的词汇。一定要清楚所用词汇代表的概念的外延与内涵。如，“你现在使用单位几部便携式电脑？”这个问题就不够严谨。问题中的“现在”是一个不确定的时间，不如用具体时间严谨（如“截至2011年12月31日”）。另外，如果这个问卷调查是为了便携式电脑的盘点辅助取证，那么“使用”一词也不够严密。因为可能会存在这样一种情况：电脑领用人虽然领用了电脑但是没有使用，而是暂时闲置准备使用。所以，不如用“在你的保管下”或“你领用的”更好。
　　三是提示性。提示有两个方面。第一，要提醒填表人的责任和义务，所答问卷属于审计证据，应负法律责任，以便其认真答卷。第二，要提示审计会为答题人答题保密，求得答题人放心；也要提醒答卷人自己对所答问卷保密，以免造成不良影响。其目的是尽量使答卷人在公平正义的心态下客观地回答问题，以最大限度地保证问卷质量。
　　四是简洁性。所设计的问题要简洁易于回答，不要过繁过细，句子不要过长，也不要使用专业性很强的术语或行业的习惯用语，不好分析。
　　其次，问卷的设计程序要规范，以保证问卷设计的质量。主要应做到以下几点：
　　一是主办人员起草。主办人是对审计事项最了解的人，他最清楚为什么必须使用问卷调查方式收集审计证据。因此，问卷的起草一定要由主办人担当。
　　二是审计小组讨论。主办人设计好问卷后，一定要交审计小组讨论，让每一位审计成员都发表意见，做到把审计问卷设计得精准可行。除小组讨论外，每个成员还应做一次模拟答卷，验证问卷是否还存在漏洞。如果经模拟答卷检验，确实存在需要弥补的漏洞，应及时修改完善。
　　三是主管人员审核批准。项目主管人员应对问卷设计把好最后一关。主要是确定是否运用问卷调查方式收集审计证据，问卷的内容是否足够，问卷是否可行，问卷是否可以成为审计证据。
　　（二）对问卷调查要精心组织、周密安排。
　　一是选择好问卷的答卷对象。在准备问卷调查时，应首先确定好向哪些人进行问卷调查，不要轻易选择全部随机抽样方式选择答卷对象，应当在审计判断基础上选择答卷对象。第一，拟答卷人必须与问卷内容有关。比如，若调查教育的账外收费问题，答卷人应是学生本人和学生家长，教育机构的工作人员就不适于答卷。第二，拟答卷人应能够真实答卷。比如，若调查某单位福利发放是否真实，选择女性比男性合适，选择40岁左右的女性比选择20岁左右的女性合适，选择一般工作人员比选择领导干部合适，选择后勤等辅助部门的人员比选择主要业务部门的人员合适。
　　二是做好问卷调查的前期准备。问卷调查主要是针对被调查单位的个人开展的，必须在调查前取得被调查单位的人员名册，细致地了解被调查对象的构成情况。如，全部职工人数是多少，分布在哪些部门，这些部门的办公场所在什么地方，各类人员的性别、年龄、工作时间、工作性质、职务、职责、工资及福利差别等情况。了解这些情况的目的是便于调查分组和选择调查对象。同时，还应做好备选的被调查人名单，作为首选被调查人因特殊原因不能答卷时的补充。
　　三是选择好问卷调查的时间。现场审计实践证明，问卷调查不应事先通知被调查单位。如果问卷调查必须涉及不同部门的不同人员，应当安排多组调查人员同时开始调查，以避免调查内容外泄后，尚未接受调查的被调查人知道调查内容，做好事先准备，不按照真实情况客观地回答问卷。
　　四是应保证每组调查有2名以上审计人员在场。这样做的目的是给被调查人一个心理安慰，也是提示被调查人此项调查问卷的重视程度，让被调查人安心答卷，真心答卷。
　　五是在被调查人答卷前，应向被调查人提示答卷的要求。包括提示答卷人的责任和义务，提示答卷人的答卷是受保护的，提示答卷人对问卷内容保密也是对被调查人自己的保护。
　　六是对被调查人进行问卷调查，应封闭进行，排除一切被审计单位的人员进入答卷现场，给答卷人留有自主安全的空间，即答卷人只可以自己按照自己的主观意志客观地答卷。
　　七是问卷填写结束后当场收集，不留“尾巴”。
　　（三）加强对问卷调查结果的再利用。
　　问卷调查的材料收集后，可能出现意外的结果。比如，出现了完全相反的两类答卷。这时不要轻易放弃问卷，应认真对问卷的结果进行深入地分析，从中找出重要线索。
　　比如，学校乱收费的调查问卷出现了不同结果，这并不说明问卷就完全不对，学校就没有乱收费；还可能是学校的账外收费下放到各班级自主掌握，各班级做法不一致，标准不统一，并且收费的层次也不一样，有的学生家长缴费高，有的学生家长缴费低。
　　再比如，单位发放福利的调查问卷可能出现不同的结果，有高有低。这种情况可能是福利标准不一致，或者福利发放表上反映的是一个标准，实际执行的是另一个标准，不能草率地确定问卷调查是失败的，或确定被审计单位在发放福利方面是没有问题的。
　　再比如，对车辆、笔记本电脑等固定资产盘点的问卷调查结果出现了被调查人的答卷上反映的数量、品种比单位账上的多的情况。这也不一定说答卷人就是答错了，有可能是单位存在账外资产而答卷人不知情，具体来讲，某部门的车辆实际使用数量要比账上的多，有一部分是利用权力借用外单位的，但是作为实际使用人的司机不知道车辆的来源有问题，按实际使用数量填写了问卷，其结果就是多于单位账上的数量。笔记本电脑比账上记录的多，不一定就是答卷人答错了，也可能是外单位赠予的没有记账，形成了账外资产，答卷人只使用但不知道详情。
　　因此，要加强对问卷结果的深入分析和再利用。
　　要放弃问卷一定要成为直接证据的僵化的观念，要树立广泛利用问卷的意识，利用好问卷，这对审计取证大有益处。